Pemkot Bima Genjot Tertib Arsip, Evaluasi OPD hingga Digitalisasi Jadi Agenda Utama

Wali Kota, wakil wali kota bima dan sekda serta Kepala Dinas Perpustakaan saat buka kegiatan 

KOTA BIMA, JangkaBima.com.- Wali Kota Bima H. A. Rahman H. Abidin menegaskan pentingnya pembenahan tata kelola kearsipan di seluruh organisasi perangkat daerah (OPD). Pengelolaan arsip tidak lagi boleh dipandang sebagai pekerjaan administratif semata, melainkan harus menjadi bagian dari prioritas reformasi birokrasi Pemerintah Kota Bima.

Penegasan tersebut disampaikan Wali Kota saat menghadiri Rapat Koordinasi (Rakor) Pemerintah Kota Bima Bidang Kearsipan bertema “Membangun Budaya Tertib Kelola Arsip Daerah” di Aula Parenta Kota Bima, Senin (26/10/2026).

Kegiatan itu turut dihadiri Wakil Wali Kota Bima Feri Sofiyan, Sekretaris Daerah, staf ahli, para asisten, kepala OPD, serta camat se-Kota Bima.

Dalam arahannya, Wali Kota menekankan bahwa arsip memiliki peran strategis sebagai bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, sekaligus instrumen penting untuk menjamin transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.

Menurutnya, pengelolaan arsip yang tidak tertib dapat menyulitkan pemerintah dalam menelusuri dokumen, melindungi informasi, hingga memenuhi kebutuhan data untuk pengambilan keputusan.

Karena itu, ia meminta seluruh pimpinan perangkat daerah memastikan pengelolaan arsip dilaksanakan secara sistematis, aman, dan berkelanjutan, mulai dari tingkat OPD hingga kecamatan dan kelurahan.

“Saya minta komitmen seluruh kepala OPD. Sekretaris masing-masing perangkat daerah agar menindaklanjuti dan memastikan pengelolaan kearsipan berjalan dengan baik. Kearsipan ini merupakan bagian dari reformasi birokrasi yang harus kita benahi bersama,” tegasnya.

Untuk mempercepat perbaikan tata kelola kearsipan, Wali Kota menyampaikan delapan langkah kebijakan yang harus ditindaklanjuti oleh perangkat daerah.

Pertama, menempatkan kearsipan sebagai prioritas reformasi birokrasi, bukan sekadar pekerjaan tambahan atau urusan staf. Kedua, menyiapkan Peraturan Wali Kota tentang Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah sebagai landasan hukum dan pedoman bersama.

Ketiga, memetakan kebutuhan tenaga arsiparis dan pengelola arsip melalui koordinasi BKPSDM bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, termasuk peningkatan kompetensi melalui pelatihan dan bimbingan teknis.

Keempat, mendukung pemenuhan sarana dan prasarana kearsipan secara bertahap. Wali Kota meminta BPKAD dan Bappeda mempertimbangkan kebutuhan ruang penyimpanan arsip, rak, kotak arsip, lemari arsip, serta fasilitas preservasi dalam perencanaan anggaran, mulai APBD murni 2027.

Kelima, menata arsip aktif dan inaktif serta melaksanakan penyusutan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Keenam, memperkuat monitoring, evaluasi, dan pembinaan secara berkala. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diminta melakukan evaluasi minimal setiap triwulan serta melaporkan perkembangannya kepada Wali Kota melalui Sekretaris Daerah.

Ketujuh, menjadikan hasil pengawasan kearsipan internal sebagai salah satu indikator evaluasi kinerja perangkat daerah. OPD dengan hasil penilaian baik akan mendapat apresiasi, sedangkan perangkat daerah dengan kategori sangat kurang akan memperoleh pembinaan khusus.

Kedelapan, mendorong penerapan arsip digital secara bertahap agar sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen semakin terintegrasi, efektif, serta mudah ditelusuri ketika dibutuhkan.

Wali Kota juga meminta seluruh perangkat daerah segera berkoordinasi dengan Sekretaris Daerah untuk mengidentifikasi kebutuhan dan kendala yang harus diselesaikan dalam proses pembenahan tersebut.

“Mari kita bangkit dan memperbaiki tata kelola kearsipan sedikit demi sedikit. Jika ada kebutuhan yang diperlukan, silakan disampaikan kepada Sekda untuk kita tampung dan tindak lanjuti. Mari kita perkuat bersama, termasuk mulai menerapkan arsip digital,” ujarnya.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip Kota Bima, Mufrad dalam laporannya menjelaskan bahwa rakor tersebut diselenggarakan untuk memperkuat pemahaman perangkat daerah mengenai pentingnya kearsipan dalam mendukung tata kelola pemerintahan dan peningkatan kualitas pelayanan publik.

Ia mengungkapkan, Pemerintah Kota Bima telah melaksanakan audit kearsipan terhadap lima perangkat daerah pada 2025. Pada 2026, audit dilanjutkan terhadap sepuluh perangkat daerah.

Hasil evaluasi tersebut menunjukkan bahwa implementasi penyelenggaraan kearsipan di sejumlah perangkat daerah masih perlu ditingkatkan.

Temuan itu menjadi bahan evaluasi untuk memperkuat pembinaan, memperbaiki sistem pengelolaan dokumen, serta mendorong kepatuhan perangkat daerah terhadap ketentuan kearsipan.

Melalui rakor tersebut, Pemerintah Kota Bima berharap seluruh perangkat daerah memiliki pemahaman dan komitmen yang sama dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, aman, dan berkelanjutan.

Pembenahan itu diharapkan tidak berhenti pada arahan dan kebijakan, tetapi ditindaklanjuti melalui langkah konkret, pengawasan berkala, pemenuhan sumber daya, serta penerapan sistem kearsipan yang lebih modern di lingkungan Pemerintah Kota Bima.(Red)