Adhi Aqwam : Jangan Remehkan Arsip! Inilah ‘Harta Karun’ yang Bisa Selamatkan Daerah

Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima

“Banyak kepala daerah sibuk mengejar pembangunan fisik, tapi melupakan satu hal penting: arsip. Padahal arsip adalah “harta karun” informasi yang bisa menyelamatkan dari sengketa, korupsi, hingga krisis kepercayaan public”

Penulis : Adhi Aqwam

Arsip Bukan Sekadar Tumpukan Kertas :

Di mata sebagian orang, arsip hanyalah tumpukan kertas usang yang disimpan di gudang. Namun, kenyataannya, arsip adalah bukti otentik dari setiap keputusan, program, dan transaksi yang dilakukan pemerintah. Arsip menjadi dasar pertanggungjawaban, rujukan hukum, hingga penentu arah kebijakan.

Bayangkan ketika terjadi sengketa lahan, dugaan penyalahgunaan anggaran, atau kebutuhan mendadak atas data pembangunan. Satu dokumen arsip bisa menjadi penentu. Jika arsip itu hilang atau rusak, siapa yang bertanggung jawab?

Masalah Sehari-hari dalam Pengelolaan Arsip :

Sayangnya, pengelolaan arsip di banyak daerah masih jauh dari ideal. Arsip sering menumpuk tanpa klasifikasi, ruang penyimpanan tidak memadai, hingga minimnya tenaga kearsipan. Akibatnya, saat dibutuhkan, arsip sulit ditemukan.

Bagi masyarakat, hal ini berarti pelayanan publik menjadi lambat. Bagi pemerintah, risiko lebih besar: hilangnya bukti pertanggungjawaban. Arsip yang berantakan bisa menjadi bom waktu, apalagi di era tuntutan transparansi yang semakin tinggi.

Belajar dari Sleman dan Banyuwangi :

Namun, tidak semua daerah menghadapi kondisi serupa. Kabupaten Sleman, misalnya, dikenal konsisten membangun budaya tertib arsip. Mereka telah memiliki depo arsip modern, menerapkan standar klasifikasi arsip, hingga melatih SDM secara berkelanjutan. Upaya itu membuat Sleman mendapat penghargaan dari Arsip Nasional RI (ANRI).

Sementara itu, Kabupaten Banyuwangi tampil lebih inovatif. Mereka mengembangkan sistem arsip elektronik yang memudahkan pencarian dokumen hanya dengan hitungan detik. Hasilnya, pelayanan publik makin cepat, dan kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah pun meningkat.

Dua contoh ini membuktikan, dengan komitmen kepala daerah dan dukungan anggaran yang memadai, pengelolaan arsip bisa berubah drastis dari beban menjadi kekuatan.

Upaya di Kota Bima :

Kota Bima sendiri telah menunjukkan langkah awal melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusarsip) yang aktif melakukan pendampingan ke berbagai OPD. Diantaranya di Dinas Sosial, Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM serta Dinas Lingkungan Hidup, di mana arsip inaktif ditata agar lebih rapi dan mudah diakses.

Langkah ini penting, tetapi belum cukup. Agar pengelolaan arsip benar-benar terintegrasi, dibutuhkan perhatian lebih dari pimpinan daerah. Mulai dari kebijakan yang berpihak, penyediaan infrastruktur, hingga penambahan tenaga profesional kearsipan.

Arsip untuk Transparansi dan Good Governance :

Arsip yang tertib adalah pondasi good governance. Dengan arsip, pemerintah bisa membuktikan transparansi, memperkuat akuntabilitas, dan menjaga kepercayaan publik. Lebih dari itu, arsip juga berfungsi sebagai memori kolektif—warisan berharga bagi generasi mendatang.

Maka, jangan lagi remehkan arsip. Jika Sleman dan Banyuwangi bisa menjadikannya kekuatan, daerah lain pun bisa. Tinggal menunggu keberanian kepala daerah untuk memberi perhatian serius. Karena ujungnya sederhana: arsip yang rapi, pelayanan lebih cepat, masyarakat lebih percaya.

Adhi Aqwam merupakan penulis yang saat ini menjabat Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima.